Procesamiento automatizado de facturas electrónicas con MARIProject
En principio, las empresas del sector B2B en Alemania deberán poder emitir y recibir facturas electrónicas a partir del 1 de enero de 2025. Dado que este requisito supone un gran esfuerzo para las empresas, las autoridades legislativas han concedido disposiciones transitorias. En consecuencia, las empresas deberán poder recibir facturas de proveedores a partir de enero de 2025. Las disposiciones transitorias se aplican a la emisión de facturas. Esto significa que tanto las facturas en papel como, previo consentimiento del destinatario, otras facturas electrónicas están permitidas hasta finales de 2026.
Desde hace algún tiempo, el software de gestión de proyectos MARIProject para SAP Business One puede generar facturas electrónicas en los formatos XRechnung y ZUGFeRD.
En mayo de 2024 se lanzó la versión 7.4 con el llamado «libro de bandejas de entrada». Esta versión también permite reconocer, indexar y reenviar automáticamente las facturas electrónicas en formato XRechnung y ZUGFeRD para su procesamiento.
Esto significa que los usuarios de MARIProject están bien preparados para los retos del procesamiento digital de facturas que las autoridades legislativas han establecido en la Ley alemana de Oportunidades de Crecimiento para 2025.
El libro de bandejas de entradas permite el procesamiento automatizado
A primera vista, el módulo adicional «Libro de bandejas de entrada con XRechnung» se asemeja a los directorios del Explorador de Windows. Sin embargo, lo especial de estos directorios es que en ellos se almacenan procesos inteligentes.
Por ejemplo, MARIProject permite que las facturas en PDF que se envían a una dirección de correo electrónico específica se extraigan automáticamente y se almacenen en el libro de bandejas de entrada. A continuación, los archivos se envían automáticamente a la herramienta de reconocimiento OCR «Documento de inteligencia de Azure AI» y se analizan allí. Las facturas electrónicas en formato XRechnung y ZUGFeRD se pueden procesar directamente.
Si se ha definido un proceso de validación, los documentos reconocidos e indexados como facturas se mueven a otra carpeta y se les añade un sello de validación una vez que se han validado.
Gracias al reconocimiento inteligente y a la indexación, sólo tiene que comprobar los datos registrados electrónicamente en MARIProject. Ya no es necesario teclear. Por último, las facturas de proveedores se transfieren automáticamente a SAP Business One y se contabilizan.
Definir procesos personalizados, documentar automáticamente el procesamiento
La empresa puede decidir por sí misma qué procesos definir en función de sus necesidades individuales. En cualquier caso, el procesamiento queda totalmente documentado.
Si se integra un software de gestión de documentos, como ELO, CSK.DMS o SharePoint, también se pueden almacenar las facturas de proveedores a prueba de auditorías.
Vídeo: Procesar facturas electrónicas con MARIProject
El vídeo muestra un ejemplo de un proceso típico y automatizado del procesamiento facturas de proveedores con MARIProject:
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