La facturación electrónica pasa a ser obligatoria en Alemania

El 22 de marzo de 2024, el Bundesrat aprobó la Ley de Oportunidades de Crecimiento. Entre otras cosas, obliga a las empresas del sector B2B en Alemania a pasar gradualmente a la facturación electrónica. Esta obligación no es nueva. Ya se aplica a los proveedores federales desde noviembre de 2020.

Como su nombre indica, el objetivo de la Ley de Oportunidades de Crecimiento es promover el crecimiento empresarial y reducir la burocracia. Las mejoras burocráticas incluyen permitir la creación y tramitación rápida, sencilla e independiente de la ubicación de las facturas en todo el país e incluso en toda Europa. Con esta medida, entre otras, se pretende que tanto las grandes como las pequeñas empresas alemanas vuelvan a ser más competitivas.

Muchas empresas se preguntan actualmente:

• ¿Afecta esta normativa a mi empresa?
• ¿Dónde tengo que invertir ahora?
• ¿Es posible aplicarla en el plazo previsto?

Es necesario saber lo siguiente:

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es una factura en formato legible electrónicamente que se puede transmitir electrónicamente y procesar automáticamente. Para que el procesamiento automatizado sea posible, la información de la factura debe estar disponible en un formato estructurado y legible por máquina.

Un documento escaneado (imagen) o un archivo PDF no cumplen estos requisitos. Esto se debe a que la información no está normalizada ni puede procesarse automáticamente. Por tanto, ambos no son facturas electrónicas.

Una factura electrónica, por el contrario, debe generarse primero en un formato normalizado y legible para que luego pueda enviarse y procesarse automáticamente. Estos datos también deben estar protegidos contra el acceso no autorizado.
Fuente ► BMI

El formato XRechnung

Se ha creado un formato estándar para permitir la creación, transmisión y procesamiento posterior normalizados: «Standard XRechnung». El formato existe desde enero de 2019 y se actualiza constantemente. Los formatos XML «Cross Industry Invoice (CII)» o «Universal Business Language (UBL)» y «XRechnung/Factur-X/ZUGFeRD» corresponden a este estándar.
Encontrará más información sobre el formato «Standard XRechnung» en ► KoSIT / XStandards Purchasing

Esto significa que las empresas necesitan un software que pueda tanto generar como descifrar facturas electrónicas, es decir, asignar correctamente los datos del interlocutor comercial y los importes correspondientes.

Las facturas electrónicas se introducirán por fases

En la primera, las empresas alemanas estarán obligadas a aceptar facturas electrónicas de sus socios comerciales en Alemania a partir del 1 de enero de 2025.
En la segunda fase, las empresas estarán obligadas a enviar sólo facturas electrónicas a sus socios comerciales dentro de Alemania a partir de 2027.
Esta obligación también se aplicará a las pequeñas empresas a partir de 2028 a más tardar.

Queda por ver si este calendario podrá cumplirse, dados elevados costes de aplicación.

Conclusión

En un futuro próximo, las empresas que emitan facturas a sus socios comerciales (B2B) en Alemania necesitarán un software que les permita generar facturas electrónicas en el formato XRechnung válido.

La decisión también significa que la digitalización de las empresas ya no es un extra opcional, sino una obligación, ya que los requisitos de la Ley de Oportunidades de Crecimiento no pueden cumplirse sin un software adecuado.

MARIProject permite generar facturas electrónicas

El software de gestión de proyectos MARIProject ofrece desde hace tiempo funciones inteligentes y de ahorro de tiempo para la facturación de proyectos.

Con el módulo adicional «ZUGFeRD y XRechnung», los usuarios ya pueden generar facturas en formato ZUGFeRD o XRechnung y enviarlas por correo electrónico.

MARIProject 7.4 permite el procesamiento posterior de las facturas electrónicas

El módulo «Libro de bandejas de entrada» amplía las funciones existentes con respecto a la organización y validación de los documentos entrantes. El archivo XML se extrae y procesa a partir de los documentos ZUGFeRD. Para los archivos en formato «XRechnung», MARIProject extrae la parte visible en PDF y muestra el PDF mientras se procesa el archivo XML. Durante el procesamiento, el software busca la compañía y el número de acreedor. Estos datos se procesan posteriormente junto con la fecha de la factura, el número de factura y el importe en el «Registro preliminar: Facturas de proveedores».

El módulo «Libro de bandejas de entrada» también permite analizar facturas escaneadas y facturas en formato PDF mediante «Documento de inteligencia de Azure AI». La información electrónica que se obtiene de esta forma se procesa posteriormente en MARIProject.

Con la nueva versión 7.4 de MARIProject, el «Libro de bandejas de entrada» pasará a formar parte del módulo existente «ZUGFeRD y XRechnung». La versión 7.4 se lanzará a finales de mayo de 2024.

Esto significa que los usuarios de MARIProject podrán implementar a tiempo los requisitos de la Ley de Oportunidades de Crecimiento con MARIProject.

Descubra más sobre ► MARIProject

¿Tiene alguna pregunta sobre la implementación de la facturación electrónica con MARIProject?

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por correo electrónico: info@maringo.de.